亚洲爆乳成AV人在线视菜奈实_欧美一进一出抽搐大尺度视频 _日本十八禁免费看污网站_国产一区二区怡红院_6080YY新视觉影院_蜜臀AV无码人妻精品_成人影院YY111111在线_成人欧美一区二区三区1314_少妇饥渴偷公乱A级无码

　　形勢

　　對許多行業(yè)而言，文件流管理都是一項浩繁、復(fù)雜而又十分關(guān)鍵的任務(wù)，在金融服務(wù)業(yè)、政府、遠(yuǎn)距離營銷和出版業(yè)中尤為如此。在當(dāng)前的文件增長大潮中，既有寄送給客戶的印刷文件和電子文件（賬單、營銷宣傳冊），也有客戶寄來的文件（保險索賠、個人信息變更），同時還有針對員工的內(nèi)部文件。

　　大多數(shù)機構(gòu)的文件處理工作分散在管理對外文件服務(wù)的不同部門中，這些部門可能分別負(fù)責(zé)設(shè)計、撰寫和制作文件并進(jìn)行實物和電子分發(fā)。這些部門同時也負(fù)責(zé)管理外來文件，即接收、分揀和存放外來的文件。一家典型的全球金融機構(gòu)在印刷和文件服務(wù)方面的開支，可能會占到收入的0.5%，這是一筆不小的開銷。

　　最近，為了厲行節(jié)約以增加發(fā)展資金，一家大型保險公司決定在文件管理方面進(jìn)行改良。該公司在文件管理方面開支巨大，浪費現(xiàn)象隨處可見。在某些地區(qū)，只有不足1/3 的營銷宣傳冊送到了指定客戶的手中，其余的則在公司塵封多年。支離破碎的宣傳方式嚴(yán)重?fù)p害了公司的品牌形象，例如，印制的徽標(biāo)大小和顏色都不一致。

　　公司高層認(rèn)為，采取統(tǒng)一的文件管理策略可顯著削減成本并提高運營績效。分析顯示，文件管理成本在三年內(nèi)可下降1.5億歐元（2.15億美元），相當(dāng)于當(dāng)前總成本的1/3 。該分析還揭示了新策略可能給品牌和形象帶來的巨大改善。

　　難題

　　這家公司在著手對文件管理系統(tǒng)進(jìn)行合理調(diào)整和改進(jìn)之前，遇到了一個重大障礙：文件服務(wù)部門分散在30多個國家，而且每個部門都采用了不同的運營模式。同時，當(dāng)?shù)氐囊恍└吖軗?dān)心印刷和文件服務(wù)集中化會降低當(dāng)?shù)貭I銷活動的靈活性和質(zhì)量，因此不愿意交出對直接接觸重要客戶的職能部門的控制權(quán)。

　　解決方案

　　為改革文件管理系統(tǒng)，這家公司設(shè)立了文件咨詢職能部門，統(tǒng)管各種文件處理任務(wù)。該部門對所有文件處理流程均承擔(dān)端到端的責(zé)任，這些流程包括印刷、撰寫、歸檔、供應(yīng)商管理以及傳統(tǒng)分發(fā)和電子分發(fā)。該部門的宗旨是通過以下多種方式在整個運營鏈中創(chuàng)造價值：更有效地管理文件需求，確保設(shè)計遵循成本原則，實現(xiàn)流程標(biāo)準(zhǔn)化，倡導(dǎo)電子分發(fā)方式，并設(shè)計更具個性的宣傳材料。

　　根據(jù)這一指令，文件咨詢部門針對不同國家設(shè)立了工作組，這些工作組一般由5人組成，分別具備以下幾個領(lǐng)域的專業(yè)知識：藝術(shù)素養(yǎng)、貫徹公司新規(guī)則的能力、懂得 IT 流程和工具所需的技術(shù)性技能，以及基本的管理和領(lǐng)導(dǎo)技能。盡管這些工作組隸屬于地方首席運營官，但激勵機制和目標(biāo)卻由公司總部制定，比如紙張消耗目標(biāo)或?qū)﹄娮游募念A(yù)期使用。每個工作組的領(lǐng)導(dǎo)者還在集團(tuán)的治理機構(gòu)任職，并負(fù)責(zé)分享知情權(quán)和鼓勵最佳的實施行動。公司指示對印制客戶宣傳材料的紙張設(shè)立重量和格式標(biāo)準(zhǔn)，僅這一項舉措，一個國家運營機構(gòu)的文件制作成本就降低了10%。

　　工作組隸屬于地方高管的組織結(jié)構(gòu)，有助于減輕地方高管們在讓出過多文件管理控制權(quán)方面的顧慮。而在更高層次進(jìn)行協(xié)調(diào)和制定目標(biāo)的做法，又有利于公司采取標(biāo)準(zhǔn)化舉措，并在更大范圍內(nèi)實現(xiàn)節(jié)約。

　　最后，文件咨詢部門使公司成功實現(xiàn)了三年內(nèi)節(jié)約1.5億歐元的成本削減目標(biāo)。此外，由于該公司主要依靠管理和組織上的舉措，因此新的模式只需投入相對較少的資金，三年內(nèi)的投資額僅約1,500萬歐元。

　　啟示

　　對于各個行業(yè)的許多機構(gòu)而言，統(tǒng)一的文件服務(wù)策略都可以節(jié)約巨大的成本（見圖表）。在目前嚴(yán)峻的經(jīng)濟形勢下，這一策略很適合那些希望顯著降低成本，但又難以進(jìn)一步縮減投資的企業(yè)。除了切實的成本節(jié)約外，這種結(jié)構(gòu)還會產(chǎn)生其他價值。比如，當(dāng)公司對營銷材料中的可視標(biāo)識和語言進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化以后，品牌變得更有感染力。在美國，金融服務(wù)業(yè)的客戶宣傳材料受到高度監(jiān)管，因此更出色的文件管理模式還可以降低違規(guī)風(fēng)險。

　　企業(yè)借助文件服務(wù)來設(shè)計個性化的宣傳材料，還可以改善客戶體驗。一家公司聽取了咨詢部門的建議，將營銷宣傳材料附加到客戶交易文件中。通過減少紙張消耗并增加電子宣傳，該公司不僅實現(xiàn)了對客戶的承諾，還使自己的運營變得更加“環(huán)保”。

　　作者簡介：

　　Ferruccio Lagutaine 是麥肯錫蘇黎世分公司董事，Stefano Martinotti 是該分公司咨詢顧問。

　　本文譯自： “Document management: A hidden source of value”